LA MIGLIOR SOLUZIONE DI ARCHIVIAZIONE OTTICA PER IL VOSTRO STUDIO


Archiviare non è mai stato così Semplice, Facile ed economico!


SoluzioniTelematiche.it affronta il problema della conservazione sostitutiva dei libri e dei registri contabili e lo risolve semplicemente e facilmente senza richiedere modifiche all'operatività del vostro Studio ma soprattutto senza richiedere competenze specifiche e senza richiedere l'assunzione della responsabilità della conservazione.

Il nostro software è indipendente da qualunque programma di contabilità e quindi non condiziona in alcun modo le scelte dello Studio che può decidere di cambiare fornitore software senza alcuna implicazione sulla conservazione sostitutiva.

Il processo di conservazione a norma prevede due fasi distinte:

Fase 1: IMPORTAZIONE

Fase 2: CONSERVAZIONE

La fase di Importazione è quella in cui l'utente, dopo essersi registrato al portale, può inviare i documenti in formato pdf. Il servizio analizza il file, lo elabora e lo archivia in un ambiente riservato nel quale il vostro Studio può gestirli consultarli online.

La fase di Conservazione è invece completamente automatica e non prevede interazione con l'utente. I documenti vengono prelevati dall'ambiente di Importazione, vengono firmati e marcati temporalmente e quindi archiviati a norma di legge in un ambiente di storage a lungo termine pronti per l'esibizione. 

Dopo aver utilizzato il servizio in ambiente di importazione, se sarete soddisfatti, potrete aderire alla fase di Conservazione Sostitutiva.  

 

QUANDO ADERIRE

Potete decidere in ogni momento di portare i documenti in conservazione sostitutiva, bisogna semplicemente fare una comunicazione all’Agenzia delle Entrate prima dell’inizio delle procedure relative a questa tipologia di archiviazione contestualmente all’assolvimento dell’imposta di bollo come riportato nella risposta relativa a quest’ultimo aspetto. La normativa (articolo 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357) stabilisce che i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non devono essere scaduti da oltre tre mesi. L’Agenzia delle Entrate ha stabilito che, per l’archiviazione dei registri pregressi (Risoluzione n.5/2012), la stessa possa avvenire entro il termine di trasmissione della prima comunicazione ordinaria ancora da effettuare, e, comunque, entro il terzo mese successivo al termine per l’invio delle dichiarazioni fiscali relative all’anno in cui la dematerializzazione è stata perfezionata. I nostri operatori vi aiuteranno in tutte le fasi dell’archiviazione, a partire da queste operazioni preliminari.

 

PERCHE’ SCEGLIERE DI ARCHIVIARE I DOCUMENTI CON SoluzioniTelematiche.it:

Perché i documenti pdf creati dal software di contabilità non sono documenti che hanno valore legale in quanto non sono considerati dei semplici documenti informatici; un documento digitale può essere considerato originale solo quando, tramite le modalità di archiviazione previste dal procedimento di conservazione sostitutiva (delibera CNIPA 19 febbraio 2004), il documento è riconosciuto statico e non modificabile, ossia con il contenuto non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, e immutabile nel tempo.

Stampare e conservare a norma i documenti contabili NON E’ GRATIS. Stampare migliaia di fogli ha un costo fisso non indifferente dovuto al consumo della carta utilizzata, del toner e per la manutenzione della stampante. Dovendo inoltre conservare i documenti per 10 anni sarà difficile risparmiare, perché lo spazio che occupano tali documenti per essere conservati in archivio ha un costo. Inoltre SoluzioniTelematiche.it si assume la responsabilità della conservazione con tutti i rischi che questa comporta. 

 

Altri motivi per scegliere di conservare con noi:

1)E’ possibile, oltre alla consultazione, richiedere copie su cd-dvd o altri supporti dei documenti conservati;

E’ possibile in qualunque momento richiedere il cosiddetto formato ISO dei documenti conservati elettronicamente. Questo formato viene messo a disposizione in un’area del portale e può essere scaricato in locale e quindi masterizzato. Può anche richiedere direttamente a noi la masterizzazione dell’archivio che per il primo anno lo forniamo GRATIS.

2) Oltre ai libri e registri contabili, e’ possibile conservare le dichiarazioni fiscali e altri documenti;

Rilasciamo il servizio per la conservazione delle copie di studio delle dichiarazioni, conserviamo le dichiarazioni firmate (con firma grafometrica) e conserviamo anche il Libro Unico del Lavoro. Tutti gli altri documenti sono oggi già conservabili ma è richiesta al Cliente una partecipazione al processo, sia in termini operativi (pensi all’indicizzazione delle fatture passive) sia in termini di responsabilità.


3) Possiamo archiviare i registri ed i libri contabili degli anni passati;

L’Agenzia delle Entrate (Risoluzione 158/E del 15 giugno 2009) ha stabilito che e’ possibile la conservazione sostitutiva “diretta” (senza scansione) della documentazione riferita ad anni precedenti, quindi, tramite lo spool di stampa prodotto dal vostro software della contabilità, con pochi accorgimenti, possiamo archiviare tutta la documentazione pregressa senza più mantenerne copia sui vostri server ed eliminare carta inutile dai vostri archivi.